Beylikdüzü Belediyesi, Arşiv Sisteminde Bir İlke İmza Atıyor

Beylikdüzü Belediyesi, Elektronik Belge Yönetim ve Arşiv Sistemi’ne (EBYS) geçmek için 2010 yılında başlattığı çalışmalarla, merdiven altlarında topladığı toplam 10 milyon 834 bin belgeyi tarayıp, sayısallaştırma yöntemiyle elektronik ortama taşıdı. 1 Nisan 2014 tarihinde başlanması düşünülen EBYS altyapı çalışmalarına, Türkiye’de bir ilk olması gözüyle bakılıyor.Beylikdüzü Belediyesi, gerçekleştirdiği arşiv modernizasyon çalışması ile birçok ilke imza atıyor. Beylikdüzü’nün ilçe olmasıyla merdiven altlarında olan belediye arşiv belgeleri, 2010 yılında Kurum Arşiv modeline geçilmesiyle bir araya toplandı. Belgelerin düzenli şekilde saklanabilmesi için modern arşiv dolapları yapılarak, çuvallardaki arşiv belgeleri, tasnifleri yapılıp kayda alındıktan sonra dolaplara aktarıldı. Ayrıca arşiv odalarının güvenliği için kapılar değiştirilerek, kartlı geçiş sistemine geçildi. Yeni sistem için düzenlenen Standart Dosya Planı çalışmaları büyük övgü gördü ve birçok belediye tarafından Beylikdüzü Belediyesi Arşivi model alındı. Aralarında büyükşehir belediyelerinin de olduğu birçok belediye yetkilisi Beylikdüzü Belediyesi’ni ziyaret ederek, sistemi ve yapılan çalışmaları yerinde inceleme imkanı buldu. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü müfettişlerinin yaptığı teftiş ve incelemelerde de arşiv bürosu çalışmalarıyla olumlu not aldı. Beylikdüzü Belediyesi, EBYS’ye geçiş yapan kurumlar arasında yapılan alt yapı çalışmaları ve sistemin işleyişiyle, diğer çalışmalarında olduğu gibi Türkiye’de ilke imza atması bekleniyor.10 MİLYON EVRAK SAYISALLAŞTIRILDIKurum Arşiv modeline geçilmesiyle 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesiyle tebliğ edilen Standart Dosya Planı uygulama çalışmaları yapıldı. Bu çalışma sırasında aynı zamanda; 15 bin büyük mavi baks alımı yapıldı ve eski yırtık, rengarenk dosyalar tek tip ve mavi olarak standart hale getirildi. Arşiv bürosunun en önemli çalışmalarından bir yenisi ise ülke genelinde de ilklerden olan “Sayısallaştırma” çalışmalarına başlanması oldu. 2010 yılında başlayan sayısallaştırma çalışmaları kapsamında 2013 yılının Eylül ayına kadar 236 bin 914 dosya, 10 milyon 472 bin 295 evrak, 125 bin proje sayısallaştırıldı.YENİ SİSTEMLE İŞ VE EMEK TASARRUFU SAĞLANACAKArşiv bürosunda yapılan tüm bu çalışmaların hedefi ise Elektronik Belge Yönetim ve Arşiv Sistemi’ne (EBYS) hazırlık çalışmaları oldu. Sisteme geçişle ilgili çalışmalar son şeklini aldı ve 1 Nisan 2014 tarihi itibariyle EBYS sistemine geçilmesi hedefleniyor. Devlet Arşivleri Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik, Bilgi Edinme Kanunu, Standart Dosya Planı, Sosyal ve Dijital Arşive Geçiş Sistemi ile ilgili altyapının tamamlanmasıyla, elektronik ortamda ve tam otomasyon olarak vatandaşa hizmet verilecek. Sistemle günlerce süren iş ve işlemlerin saatlerle hatta dakikalarla tamamlanmasının yanında uygulamayla zaman tasarrufu, mekan sorunu ve gereksiz bürokrasinin önüne geçilmesi hedefleniyor. Belediyenin iş akışının hızlanmasıyla vatandaşa da işini elektronik ortamda bulunduğu her noktadan takip edebilme, imza atabilme imkanı sağlanmış olacak. EBYS’ye geçiş ile birlikte EBYS bürosu kurularak, sistem sorumlularınca tüm iş ve işlemlere gereken modernize çalışmaları, teknik destek ve güncelleme işlemleri hizmeti sunulacak.