Günümüzde internetin hayatın her alanında kendine bir yer bulması resmî kurum ve kuruluşlarda da yenilik yapılmasına neden oldu. İnsanların yanlarından ayırmadığı cep telefonları ve mobil cihazlara indirilebilen uygulamalar sayesinde birçok resmî işlem de internet üzerinden yapılabilir hâle geldi. Muhasebe alanında yapılması mecburi olan birçok işlem de devlet destekli çeşitli platformlar ve portallar üzerinden online olarak hazırlanabiliyor.
Basit usulde defter tutma görevini üstlenmiş olan mükelleflerin serbest meslek çalışanlarının ve işletme hesaplarını doğrultusunda defter tutan mükellef statüsündeki kişilerin kullanması için geliştirilen dijital sistem Defter Beyan Sistemi olarak adlandırılmıştır. Diğer birçok resmî işlem gibi defter beyanları da bu sayede online olarak ve elektronik ortamda yapılabilmektedir.
Defter beyanları elektronik olarak yapılabilmekte ve bu işlemi sağlayan sisteme de Defter Beyan Sistemi adı verilmektedir. Vergi Usul Kanunu gereğince defter tutma zorunluluğu bulunan mükellefler, ticari şirketler, iktisadi kamu kurum ve kuruluşları, vakıflara ya da derneklere ait olan iktisadi işletmeler ile serbest meslek erbapları defter beyanı yapmak durumundadırlar.
Elektronik ortam içinde yapılabilen Defter Beyan Sistemi'nin çeşitli avantajları olduğu kadar dezavantajları da bulunabilir. Hızlı ve pratik bir şekilde yapılmasının yanı sıra bazı işe yaradığı durumlar ve faydaları şu şekilde ifade edilebilir:
Defter beyan giriş yapma sorumluluğu mükelleflere aittir. Bu sistem üzerinde çeşitli işlemler gerçekleştirebilmek de mümkündür. Sistem üzerinde yapılabilecek olan işlemlerden bazıları ise şunlardır:
Sistemi kullanmak ile yükümlü olan mükellefler, bu sistemi kullanmaya başlama kararı aldıkları takvim yılından bir önceki ayın en son gününe dek sistem üzerinden ya da gelir vergisi açısından bağlı oldukları vergi dairesine giderek başvuru yapabilirler. Defter beyan başvurusunun yapılması işin başlayacağı günü izleyen 7. iş gününün mesai bitimi saatinin sonuna dek işlem yapılması gerekir.
Basit usule tabi olan mükellef kişilerin başvurularını yapma yetkisi şu kişilerdedir:
E Defter Beyan Sistemi için başvuru yapılacaksa birkaç adımın takip edilmesi gerekir. İlk adım ise Defter Beyan Sistemi adına oluşturulmuş olan resmî internet sitesine giriş yapılması olmalıdır. Takip edilmesi gereken tüm adımlar sırası ile şu şekilde olmalıdır: