Uzun süredir birçok resmî işlem internet üzerinden yapılabilmektedir. Devletin bir hizmeti olan ve vatandaşların işlemlerini büyük oranda hızlandırıp kolaylaştırmış olan e-Devlet sistemi de günümüzde etkin olarak kullanılmaktadır. E-Devlet sistemi sayesinde resmî kurumlara ve kuruluşlara ulaşılabilmekte, adli durumlardan okullar ile ilgili durumlara kadar birçok işlem e-Devlet sistemi üzerinden takip edilebilmektedir.
Kısaca ifade edildiği gibi e-Belge, elektronik belgedir. Elektronik ortamda hazırlanmış olan her türden belge e-Belge olarak isimlendirilir. E-Belge ne demek sorusunun en kısa ve net yanıtı budur. Başlıca özelliği ise fiziki olarak bir kağıdın kullanılmıyor olmasıdır. Bunun yerine dijital bir forma sahiptir.
E-Belgeler çok çeşitli amaçlarla düzenlenebilir, oluşturulabilir ve kullanılabilir. Resmî geçerliliği ise ıslak imzalı ve basılı olan, bir kâğıt üzerine yazılarak düzenlenmiş olan belgeler ile eş değer olarak kabul edilmektedir.
Oluşturulma amaçları çeşitlilik gösterebilen e-Belgeler, dijital formatlar üzerinde hazırlanan, paylaşılabilen, işlenen belgeleri ifade eder. Fiziksel olarak saklamak gerekmediği için elektronik ortamdaki varlığı yeterli olur.
Hangi amaçla hazırlandıysa ya da oluşturulduysa o amaca hizmet eden e-Belgelerin kullanım amaçları da geniştir. Bazen fatura, bazen irsaliye, bazen makbuz olarak işe yarayabileceği gibi işe yaradığı farklı alanlar da bulunabilir. e-Belge avantajları şu şekilde sıralanabilir:
Tüm devlet dairelerinde, devlete ait kurum ve kuruluşlarda geçerliliği bulunan resmî bir evrak olarak kabul edilen e-Belge çeşitleri, kullanım amacına göre isimlendirilir. Bazı e-Belge türleri kullanım amaçlarına göre şu şekildedir:
E-Belge kullanımı içeriğine ya da hazırlanış amacına göre değişebilir. Çeşitli kurumlar, resmî ya da özel kuruluşlar için e-Belge hazırlanabilir. Bakanlıklardan e-ticaret firmalarına birçok alanda e-Belge kullanabilmek mümkün olur. Hazırlanan e-Belge kullanma durumlarının olabileceği bazı yerler şunlardır:
E-belge GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) gibi çeşitli resmî kurumlara ait uygulamalar da ya da internet sitelerinde hazırlanabilir. Kolay bir şekilde e-Belge oluşturma işlemi gerçekleştirebilmek için oluşturulmuş çeşitli e-Belge uygulamaları bulunur. Bu uygulamalar kullanılarak e-Belge oluşturulur. Ayrıca oluşturulan belgeye yine elektronik ortamda geçerliliği bulunan e-İmza da eklenir.
Zorunlu olarak e-Belge düzenlemesi gereken kişiler vardır. Bu kişiler ya da kurumlar E-belge mükellefi olarak isimlendirilirler. E-Belge mükellefleri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallar doğrultusunda e-İrsaliye, e-Fatura, e-Arşiv fatura kesmekle yükümlüdürler.