E-fatura nasıl kesilir? E-arşiv portalının avantajları nelerdir?

Elektronik faturalar, satın alma siparişlerini, kredi notlarını, borç notlarını, ödeme koşullarını, havale makbuzlarını ve ödeme talimatlarını içerir. E-fatura, bir dizi farklı giriş seçeneği ve teknolojik araçlar ile oluşturulabilir. Muhasebe departmanının ana sorumluluğu, tedarikçilerden iletilen ödenmemiş faturaları onaylamak, işlemek ve ödemesini sağlamaktır. Bir faturanın oluşturulması, faturadaki önemli rakamsal verilerin kaydedilmesini ve firmanın defter tutma sistemlerine işlenmesini içerir. Bu işlemler tamamlandıktan sonra faturaların ödenebilmesi için firmanın iş sürecinden geçmesi gerekir. Peki, e-ticarette fatura nasıl kesilir?

E-Fatura Nasıl Kesilir?

Bir e-fatura, XML ya da elektronik veri değişimi formatlarında, internet tabanlı web formları kullanılarak kesilen ve çeşitli verileri barındıran bir belge olarak tanımlanabilir. Bu belgeler, XML, CSV veya EDI gibi farklı formatlara uyum sağlar. Bununla birlikte e-faturalar, web uygulamaları, sanal yazıcılar, e-postalar ya da FTP siteleri aracılığıyla yüklenebilir. Bir şirket, kağıt veya PDF faturalardan veri toplamak ve bu verileri faturaya işlemek için görüntüleme yazılımını tercih edebilir.

E-fatura kesmek isteyen mükellef, İnteraktif Vergi Dairesi aracılığı ile bu işlemi gerçekleştirebilir. Online vergi dairesine giriş için kullanıcı adı ve şifre yazılması yeterli.

E-fatura nasıl kesilir örnek ile açıklayalım:

• Sisteme giriş yapıldıktan sonra modül seçim ekranından Arşiv Portal bölümüne tıklanır.
• Kullanıcı-mükellef bilgileri kontrol edilir.
• Ekranın solunda yer alan Belge İşlemleri bölümüne tıklanır ve Fatura Oluştur sekmesine geçilir.
• Faturaya ait istenen bilgiler doldurulur.
• Alıcı bilgileri eklenir.
• Mal ve hizmet bilgileri eklenir.
• Toplam bölümü detaylıca kontrol edilir. Örneğin kira faturası düzenleyecekseniz, stopaj eklemeyi unutmayın.
• Sistemin talep ettiği bütün bilgiler girildikten sonra güncel bakiye bilgisini ekleyebilirsiniz. Ardından "Oluştur" yazısının yer aldığı butonuna tıklayın.
• Bu aşamadan sonra e-fatura taslaklar alanına kaydedilir.
• Taslaklar bölümündeki faturayı onaylamak için ilk olarak görüntüleme yapılır.
• Görüntülenen faturayı, herhangi bir yanlışlık yoksa onaylayabilirsiniz.
• Fakat faturayı onayladıktan sonra düzeltme ya da iptal etme işlemlerine izin verilmez.
• Onay işlemi için GİB imza butonu tıklanır.
• Cep telefonunuza bir şifre gönderilir. Bu şifreyi, ekrandaki alana girmeniz istenir.
• Şifreyi yazıp, onay vermeniz halinde e-faturanız kesilir.

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-arşiv faturaları oluşturmak için tercih edebileceğiniz üç farklı yöntem var. Bunlar:

• GİB Portal: Bu platform Gelir İdaresi Başkanlığı bünyesinde yer alır. Portala giriş yapıp e-arşiv fatura işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.
• Entegrasyon: İşletmeler, e-arşiv fatura işlemlerini kendileri yürütmek isteyebilirler. Entegrasyon yöntemiyle işleyen bu sistem, şirketin kendine özel servis ve uygulama geliştirmesiyle mümkün. Ardından GİB’den alınan onayla entegrasyonun kullanımına başlanabilir.
• Özel Entegratör: E-arşiv fatura kesmesi gereken kullanıcılar için bazı özel entegratör türleri var. Bu yöntemde ise şirket, herhangi bir yazılım için para harcamak zorunda değil. Sunulan hazır paketler yardımıyla e-arşiv fatura işlemleri kolaylıkla yapılabilir.

E-Arşiv Portalının Avantajları Neler?

E-arşiv portalı kullanmak çeşitli avantajları beraberinde getirir:

• Mali mühür almaya gerek yok.
• Ücretsiz bir uygulama.
• Elektronik fatura sistemine geçmek zorunda değilsiniz.
• Faturanız altı ay kadar arşivde kalır.
• Kolayca e-fatura oluşturmanıza ve düzenlemenize izin verir.

E-Fatura Tevkifat Nasıl Kesilir?

Tevkifatlı e-fatura oluşturmak, aslında normal faturadan farklı değil. Tevkifatlı faturanın farkı, faturaya eklenen vergi tutarının bölüştürülmesi. Bu fatura türünde vergi hem alıcıdan hem de satıcıdan alınır. Tevkifatlı fatura kesim yöntemi, irsaliyeli faturayla aynı olmasına rağmen faturadaki vergi hesaplamaları farklılık gösterir.

Kimler Tevkifatlı Fatura Keser?

• Döner sermayeyle çalışan kuruluşlar
• Kamu İktisadi Kuruluşları
• Bankalar
• Kamu kurumu niteliği taşıyan meslek kuruluşları
• Genel bütçe içinde bulunan daireler, belediyeler
• Bütün borsalar
• Tüzel kişiliğe sahip olan yardım ve emekli sandıkları
• Özelleştirilen kuruluşlar
• İstanbul Menkul Kıymetler Borsası bünyesindeki firmalar

E-Fatura İhracat Faturası Nasıl Kesilir?

Yerel ve global pek çok şirket, etki alanlarını genişletmek amacıyla farklı ülkelerle ticaret yapar. En popüler ihracat yöntemlerinden biri olan e-ticaret, firmaların satış rakamlarını artırır. Ülke dışında e-ticaret yapanların e-fatura gibi prosedürlere uymaları zorunlu. E-ihracatta fatura kesmek, sınır ötesi elektronik ticaret yapanları yakından ilgilendirir. Yurt dışına ticaret yapan mükellef, ihracat faturasını e-ihracat biçiminde düzenlemeli. Bu işlemin bazı kriterleri söz konusu. Gümrük çıkış beyannamesi hazırlanacak ise bütün faturalar buna göre oluşturulmalı. Ticaret eğer mikro ihracat kapsamına dahilse e-ihracat faturasına gerek olmaz.

Gerçek şirketler, şahıs şirketleri, anonim ve limited şirketler e-ihracat faturası kesebilir. Bu fatura türü, GİB’in yönergeleriyle uyum içinde olan çeşitli yazılımlar ve sistemler kullanılarak düzenlenebilir. Ayrıca e-ihracat faturası oluştururken alıcı bölümüne bakanlığın ismi yazılır. Mali mühür başvurusu yapan firmalar, e-ihracat faturası için ilk aşamayı tamamlar. Onay geldikten sonra GİB’in uygulaması üzerinden e-ihracat faturası için başvuru yapılır. Hesap aktive edilince ilgili kurumların imza kullanma yetkisi tanınmış olur.

E-İhracat Faturası Keserken Nelere Dikkat Edilmeli?

E-ihracat faturası kesmek isteyen mükelleflerin, bazı ayrıntılara dikkat etmesinde fayda var. Bunlar:

• E-ticaret faturası KDV’siz şekilde düzenlenir.
• Hizmet ihracatı yapılmış ise basılı fatura ya da e-arşiv fatura kesilebilir.
• Bedelsiz bir ihracat işleminde mal çıkışı işlenecekse, fatura gümrük beyannamesinin içeriğe göre hazırlanır.
• Bu faturalar farklı dillerde düzenlenebilir.
• Mikro ihracat kapsamına giren bir işlem varsa, ETGM ile düzenleme yapılmalı.

E-Fatura Nasıl Kullanılır?

E fatura nasıl kesilir 2020 koşullarıyla anlattıktan sonra bu faturaların nasıl kullanılabileceğinden söz edelim. Portal üzerinden hazırlanan fatura, karşı tarafla kolayca paylaşılabilir. Faturayı alıcıya göndermek istediğinizde öncelikle belgeyi indirmelisiniz. E-faturayı indirip, çıktısını almanız gerekir. Ardından ıslak imza ile alıcıya iletmelisiniz. Bu faturayı e-posta şeklinde de gönderebilirsiniz.

E-Fatura Nasıl İptal Edilir?

Bir entegratör aracılığı ile düzenlenen ve alıcıya teslim edilen e-faturalar, yedi günlük süre içinde iptal edilebilir. Fakat bu sistem GİB portal için geçerli olmaz. Portal ile oluşturulan e-faturaların iptali mümkün değil.