Ondokuz Mayıs Üniversitesi (OMÜ) Üst Yönetimi; Rektör Prof. Dr. Yavuz Ünal başkanlığında Öğrenci İşleri Otomasyon Sistemi’nde yaşanan sorunlar, aksaklıklar ve iyileştirilmesi gereken hususları mercek altına aldı.
Senato Salonu’nda düzenlenen ve Rektör Yardımcıları Prof. Dr. Recep Sancak, Prof. Dr. Cengiz Batuk, Prof. Dr. Fehmi Yazıcı ile Genel Sekreter Prof. Dr. Hüseyin Gençcelep’in katıldığı toplantıda fakültelerde görevli öğrenci işleri çalışanları da hazır bulundu.
Toplantıda gündemin ana temasını; mevcut Otomasyon Sistemi’nin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi, yeni alternatif yazılımlar, kayıt ve ders açma dönemlerinde yaşanan sistemsel yavaşlıklar, önceki sistemden kaynaklanan sorunlar, hâlihazırdaki sisteme dair mobil versiyonun uygulanabilirliği, sistemsel yetkilerin dengeli olarak dağıtılması vb. başlıklar oluşturdu.
"Sistem değişikliği olacak"
Sistemde yaşanan sorunlara ilişkin yönetim olarak bir analiz yaptıklarına dikkat çeken Rektör Prof. Dr. Yavuz Ünal, bu toplantı doğrultusunda iş başında olan ve sorunlarla bizzat karşılaşan çalışanlarla bir araya gelip çözüm yollarını aramayı amaçladıklarını söyledi. Yapılan analiz ve çalışanlarla istişareden sonra önlerindeki sürecin nasıl yönetileceğini planlamak istediklerini belirten Rektör Ünal, "Bu planlamanın içinde sistem değişikliği de var ve dolayısıyla bu süreçte yapısal değişiklik de kaçınılmaz olacaktır. Üniversitemiz hakkındaki algının belirleyici faktörü, şu anda kullandığımız sistem olan öğrenci otomasyonu. Bu noktada sorunların bir kısmı bizden kaynaklanırken bir kısmı da sistemin kendisiyle alakalı ve bizler de bunların farkındayız. Bundan sonraki süreçte bu sorunları tekrar yaşamamak adına nasıl bir yapılanma içerisine gireceğimizi tahlil etmek ve tartışmak zorundayız. Bunun için de çok fazla zamanımız yok, bir an önce bu yapısal problemleri çözmemiz gerekiyor. Zira sistemsel sıkıntılardan dolayı bu durumun yansımalarını görüyoruz. Bütün bu etkenleri dikkate almak suretiyle çözüm yolları arayacağız" diye konuştu.
"Sistemin OMÜ’nün ihtiyaçlarını eksiksiz karşılaması gerekiyor"
Hayata geçirmeyi tasarladıkları sistemin, OMÜ’nün ihtiyaçlarını karşılayacak kapasitede olması gerektiğine işaret eden Rektör Ünal, devamında "OMÜ büyük bir üniversite, dün kurulan bir üniversite değil. Bir hikâyesi ve tarihi var. Bundan ötürü, bir sistem değişikliğine gideceksek bu sistemin, OMÜ’nün ihtiyaçlarını eksiksiz karşılaması gerekiyor. Bu sistemde önemli olan; modüllerin mümkün olduğu kadar birbiri arasında konuşması, irtibat kurması ve verilerin raporlanması. Yani bahsettiğimiz konu, sadece bir sistem değişikliği değil, bir daha başka bir sistemi aratmayacak bir yapılanmadan söz ediyoruz." dedi.
Ardından toplantı etkileşimli olarak devam ederken, çalışanlar da sistemin nasıl daha randımanlı ve hızlı bir biçimde hizmet verebileceğiyle ilgili düşünce, öneri ve değerlendirmelerini paylaştı. Bunların yanı sıra, sistemsel değişiklik durumunda çalışanların muhtemel yeterlilikleri ve performansları da değerlendirilerek bu duruma yönelik talep ve fikirler paylaşıldı.