Ölüm belgesi, hayatını kaybeden her Türk vatandaşı için düzenlenen bir belgedir. Doktor tarafından düzenlenir ve ölen kişiye ait tüm bilgiler ayrıntıları ile ölüm belgesinde yer alır. Kişinin öldüğü tarih, öldüğü yer ve ölüm nedeninin de bulunduğu ölüm belgesi bu bilgileri içeren bir sicil kaydıdır. Resmî, gerekli ve vakit kaybetmeden kişi öldükten sonra kısa süre içinde düzenlenmesi gereken bir evraktır.
Tüm ölümler ölüm gerçekleştiği tarihten itibaren on iş günü içinde Halk Sağlığı Müdürlüğü tarafından Nüfus Müdürlüğüne iletilir ve elektronik ortama işlenir. Ölen kişinin kimlik kartı ise fiziki olarak nüfus müdürlüğüne gönderilir. Eğer ölen kişinin kimliğine ulaşılamıyorsa kimlik numarasının yazılı olarak beyan edilmesi talep edilir ve işlemler kimlik numarası üzerinden yapılır.
Bir kişinin ölümü her zaman hastanede gerçekleşmeyebilir. Bu tür durumlarda ölüm belgesi, cenaze her nerede bulunuyorsa o bölgenin sorumlu olduğu belediye tarafından görevlendirilen doktor onayı ile hazırlanır. Eğer bir doktor yoksa ölümün gerçekleştiği bölgelerde aile hekimi varsa toplum sağlığı merkezi doktoru da bu belgeyi düzenleme yetkisine sahiptir.
Ölüm belgesi sorgulama ya da alma işlemleri e-Devlet üzerinden yapılabilir. Vatandaşların ölüm belgeleri gerekli görüldüğü takdirde kurumlara da ibraz edilebilir. Bir ölüm belgesinin alınması işlemi Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüklerinden de gerçekleştirilebilir. Bazı durumlarda ise ölüm belgesi düzenleme yetkisi olan bir kişiye gerekli olan sürede ulaşılamayabilir. Bu tür durumlar gerçekleştiği zaman ölüm belgesi köy muhtarları ya da jandarma komutanları tarafından da verilebilir.
Ölüm belgesinin mesai saatleri dışında verilmesi gerekiyorsa bölgedeki doktorların arasında uygulanan nöbet sistemi doğrultusunda ölüm belgesi düzenlenebilir. Bir kişi, evinde ya da sağlık kuruluşları dışında bir yerde hayatını kaybettiyse 112 aranarak sağlık görevlileri çağrılır. Gelen sağlık görevlileri kişinin öldüğünden emin olduğu zaman o anda ölüm belgesi hazırlayarak resmi kayıt alabilme yetkisine sahiptir. İşlemler süresinde tüm lojistik destek ve hizmet halk sağlık müdürlükleri tarafından verilmektedir.
e-Devlet ölüm belgesi almak mümkündür ancak ölüm hastanede gerçekleştiyse daha farklı bir işlem uygulanır. Bu tür durumlarda ölüm belgesi düzenlemek hastane yetkililerinin görevidir. Ölüm belgesi, hastanenin evrak bölümüne başvuru yapılarak temin edilebilmektedir. Hayatını kaybeden her vatandaş için ölüm belgesi düzenlenme zorunluluğu vardır. Bu zorunluluktaki amaç ölen kişinin öldüğünün bildirilmesi ve nüfus kayıtlarından bu kişinin kaydının düşülmesidir. Ölen kişinin cenaze işlemlerinin eksiksiz bir şekilde ilerleyebilmesi için de önemli bir işlemdir.
Her ölüm belgesi örneğinde görülebileceği gibi içerdiği bilgiler aynıdır. Kişinin ölümü ile ilgili tüm detaylar hazırlanan ölüm belgesinde yer almak zorundadır. Ölen bir kişi için ölüm belgesi çıkartılmadıysa geçmişe yönelik işlem yapılarak da ölüm belgesi çıkartılabilir. Bu gecikmenin türlü sebepleri olabilir. Gecikme nedenlerinin resmî kuruma belirtilmesi önemlidir.
Miras, banka hesapları ve benzeri durumlarda ölüm belgesi işlemi geciktirilebilir. Bu tür durumlarda kişiler internet üzerinden, e-Devlet sistemi aracılığı ile ölüm belgesi alabilir. Ölüm belgesi hem elektronik ortamlarda hem de kağıt üzerinde olmak üzere farklı şekillerde hazırlanabilir. Ölen kişinin kimliğine dair tüm gerekli incelemeler ve araştırmalar yapıldıktan sonra ölüm belgesi düzenlenebilir. Belgeyi düzenleme yetkisi bulunan kişi ölen kişinin kimlik belgesinin aslını ya da kopyasını görmek zorundadır. Kağıt üzerinde hazırlanan ölüm belgeleri beş iş günü içinde elektronik ortama aktarılır.