Açılımı doküman yönetim sistemi olan ve kısaca DYS olarak anılan sistem bir evrak takip sistemidir. Bu sistem sayesinde çeşitli evraklar ve resmî belgeler dijital ortam üzerinden takip edilebilir. Ayrıca online yazışmaların yapılmasına da olanak sağlayan bir sistem olan DYS SGK (Sosyal Güvenlik Kurumu) dahilinde de kullanılır.
E-Devlet sistemi üzerinden kimlik numarası ve kişiye özel olarak verilen şifre sayesinde giriş yapılarak da DYS işlemleri gerçekleştirilebilir. Bu sistem sayesinde birçok resmî belgenin evrakın takibinin yapılması mümkün olur. Tüm gelen ve giden evrak, emeklilik işlemleri, okul işlemleri gibi durumlarda gerekli olan belgeler bu sistem üzerinden takip edilir.
SGK DYS evrak takip işlemi vatandaşa ait olan bir evrakın DYS e-Devlet sisteminde kaydedilerek ilgili ve yetkili olan servislere ya da kişilere havale edilip edilmemesinin takibinin yapılabildiği bir sistem üzerinden yapılır. Ayrıca Sosyal Güvenlik Kurumu Uygulama Portalı’nın resmî internet sitesi olan uyg.sgk.gov.tr DYS evrak takip işlemi için kullanılan bir yoldur.
SGK’nın resmi internet sitesi üzerinden ya da uyg.sgk.gov.tr evrak takip adresi üzerinden takip işlemi yapılabilir. Sosyal Güvenlik Kurumu’nun resmî internet sitesi üzerinden işlem yapılacaksa kimlik numarası girişi yapılmalı ve sorgulama işlemi gerçekleştirilmelidir.
Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından gönderilmiş ve gelmiş olan tüm evrak işlemlerinde kullanılan evrak yönetim sistemi DYS evrak takibi olarak isimlendirilmiştir. Bazı internet yazışmaları da bu sistem aracılığı ile gerçekleştirilebilmektedir.
DYS evrak takibi yapılabilmesi için e-Devlet sistemi kullanılabilir. E-Devlet sistemine öncelikli olarak kişiye özel olarak PTT şubelerinden verilen şifre ve kimlik numarası ile giriş yapılması gerekmektedir. Eğer bir şifre yoksa en yakın PTT şubesine gidilerek bu şifre temin edilebilir. Ardından sırası ile şu aşamalar uygulanmalıdır:
SGK’ya bağlı olarak gerçekleştirilen emeklilik işlemleri de yine DYS evrak takibi sistemi ile görüntülenebilir. uyg.sgk.gov.tr adresine giriş yapılarak gerekli bilgilere ulaşılabilir. Sorgulama ve takip işlemleri için kimlik numarası bilgisi gereklidir. uyg.sgk.gov.tr adresine giriş yaptıktan sonra takip edilmek istenen evrak ile ilgili tüm bilgilere ulaşılır.