Kullanıcılarına sundukları imkanlarla, kolaylıklarla ve kazandırdıkları zamanla en çok tercih edilen iki mail sistemi olan Outlook ve Gmail sistemleri birçok açıdan farklı olsalar da bazı ortak noktaları vardır. Gelen ve gönderilen maillerin sınıflandırmaları, takvim seçenekleri ya da başka bazı farkları dışında toplu mail işlemleri ortak noktaları arasında sayılsa da iki sistemde de bu işlemler farklı adımlar kullanılarak yapılabilir.
Toplu mail gönderme işlemi genel olarak kurumsal olarak yapıldığı düşünülse de bireysel olarak da tercih edilebilen bir işlemdir. Hem Gmail üzerinden hem de Outlook üzerinden yapılabilen bu işlemdeki mail gönderilecek kişi sayısında sınırlar da bulunur.
Tek seferde belli sayıda kişiye gönderilebilen maillerin sayısında da kısıtlama olabilir. Toplu mail gönderebilmek için mail gönderilecek kişilerin mail adreslerinin bilinmesi ve bu adreslerin birer virgül ara ile yazılması gerekir. Outlook’ta ve Gmail’de farklı adımlarla yapılır.
Herhangi bir gereksinim nedeniyle yapılacak olan toplu mail gönderme işlemi Gmail’de bazı adımlar takip edilerek yapılabilen bir işlemdir. Gmail toplu mail gönderme işlemi için uygulanacak adımlar:
Gönderilen kişilerin birbirlerinden haberdar olmaması isteniyorsa mail BCC olarak seçilip mail adresleri BCC kutusuna yazılarak gönderilmelidir. Aksi takdirde maili alan kişi diğer alıcıları da görecektir.
Outlook toplu mail göndermek için de Gmail sistemindekine benzer işler yapılır. İki sistemin arayüzü birbirinden farklı olsa da mantık olarak aynı şekilde mail oluşturulur ve gönderilir.