Tutanak nedir, nasıl yazılır, tutanak çeşitleri nelerdir? Tutanak yazarken dikkat edilmesi gerekenler nelerdir, tutanağın özellikleri nelerdir?

Günlük yaşamda sokakta, okulda, iş yerinde ve trafikte diğer bir ifadeyle hayatın her alanında bir olayla karşılaşılabilir. Yaşanan olayla ilgili durumun tespiti içinse tutanak tutulması gerekebilir. Bu sebeple tutanak nasıl yazılır ve yazımında nelere dikkat edilir gibi bilgilere sahip olunması önemlidir. Olayların netleştirilmesi için yararlanılan tutanaklara imza atmadan önce dikkatlice incelemek gerekir. Hatalı ya da eksik bilgilerin yer aldığı tutanaklara onay verilmemelidir. Bu hataların düzeltilmesini talep etmek sonradan bir sorun yaşanmasının önüne geçer.

Tutanak nedir?

Tutanak bir durumun, olayın ya da olgunun belgelenmesi gerektiğinde; olayın tespit edilmesi, hazırlanması ve imzalanması sonucu ortaya çıkan belgedir. Diğer bir deyişle zabıt da denebilir. ‘Tutanak ne demek’ sorusuna Türk Dil Kurumu genel sözlüğünde 3 farklı cevap verilmiştir. Bunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Kurul, meclis, mahkeme gibi yerlerde söylenen sözlerin yazıya geçirilmesi, kaydedilmesi.
• Belgelenmesi gereken bir durumu tespit edenlerin imzaladığı belge.
• Birçok kimsenin imzaladığı mazbata, rapor.

Tutanakta durumun nesnel bir şekilde, açık ve anlaşılır bir dille anlatılması gerekir. Durum tespitinde kişisel yoruma yer verilmemeli ve birden fazla anlama gelebilecek anlatımdan kaçınılmalıdır. Doğru bir tutanak için durumun gerçekleşme şekli ve doğurduğu sonuçlar ayrıntılar atlanılmadan yazılmalıdır. Bu durum tutanağın belirli başlıklara ayrılmasına sebep olur. Başlık, giriş, gelişme, sonuç, tarih ve imza tutanakta yer alan bölümlerdir.

Tutanak nasıl yazılır?

Resmî bir evrak olduğu için tutanak yazma kuralları dikkat edilmesi gereken bir konudur. Her resmi belgede olduğu gibi tutanaklar da belirli bir düzene sahiptir. Anlam karmaşasına yol açmaması, anlaşılır olabilmesi için yazımda kullanılan dil açık olmalıdır. Yeterince açık ve anlaşılır bir tutanak için 5N1K soruları cevaplanmalıdır. Ne, neden, nasıl, nerede, ne zaman ve kim soruları ile durum net bir şekilde analiz edilebilir. Çeşitli konularda tutanak örneği incelenerek nasıl yazılması gerektiği kolayca kavranabilir. "Toplantı tutanağı nasıl yazılır?" ve "Polis tutanağı nasıl yazılır?" gibi sorular için genel olarak tutanak kurallarına hâkim olunması gerekir. Tutanak özellikleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Tutanak eğer el yazısı ile hazırlanıyorsa rahatlıkla her insanın okuyabileceği şekilde yazılmalıdır.
• Yazının kısa tutulması ve yalnızca olayla ilgili olması gerekir.
• Yazımda Türkçe dil bilgisi kurallarına ve noktalama işaretlerine dikkat edilmelidir. Anlatım bozukluğu yapılmamalıdır.
• Tutanak yazılan kağıdın sadece bir tarafı kullanılmalıdır.
• Tutanaktaki yazıların üzerinde silme, karalama, kelime ilave etme gibi eylemlerde bulunulmaması gerekir.
• Eğer bir yazım yanlışı yapıldıysa yanlış kelimenin ya da kelimelerin üzerine bir çizgi çekilir. Ayrıca yanlış yazılan kelimeden sonra parantez içinde kaç kelimede yazım yanlışı olduğunun belirtilmesi gerekir.
• Tutanak belgesinin başına ve sonuna tutanak ibaresi yazılmalıdır.
• Tutanakta olaya şahit olan kişilerin isim, soy isim ve imzaları yer almalıdır.
• Bir tutanak en az iki kişi tarafından imzalanmalıdır ve en az imzalayan kişi sayısı kadar nüsha oluşturulmalıdır.
• İmzalar isimlerin üstüne atılmalıdır.

Ayrıca tutanaklarda olayın gerçekleştiği tarih ve saatin belirtilmesi gerekir. ‘Tutanakta tarih nereye yazılır’ sorusu bu yüzden sıklıkla sorulmaktadır. Tarih bilgisi tutanağın kaç nüsha olduğunu belirten son cümleden sonra bir satır boşluk bırakılarak yazılır. Tarih bilgisi gün, ay ve yıl şeklinde belirtilir.

Tutanak çeşitleri nelerdir?

Yaşanan birçok olayın kayıt altına alınması ve tespit edilebilmesi için tutanak tutulabilir. Günlük hayatta karşımıza çıkabilecek durumlarda farklı isimlerle adlandırılan tutanaklar bulunur. Bu tutanak çeşitleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• İş yeri tutanağı
• Olay yeri görgü tespit tutanağı
• Teslim tutanağı
• Arama, yakalama ve el koyma tutanağı
• Disiplin tutanağı
• Yangın yeri tutanağı
• Suçüstü tutanağı
• Değer tespit tutanağı
• Buluntu eşya tutanağı
• Kaza tespit tutanağı
• Devir teslim tutanağı
• Trafik idari para cezası karar tutanağı
• Polis tutanağı

Farklı amaçlarla üretilen birçok tutanak bulunur. Tutanak türlerinden en çok kullanılanlar ve merak edilenler çeşitli sorulara yol açar. Bu tutanak türlerinin açıklaması aşağıdaki gibi yapılabilir:

• Durum tespit tutanağı nedir: Kamu görevlileri tarafından karşılaşılan olumsuz bir durumda yazılan tutanaklardır. Bu belgeler yetkili makama olayın bildirilmesi amacıyla oluşturulur. Genellikle zabıtalar tarafından belediyeler için yazılır.
• Olay tutanağı nedir ve olay tutanağı nasıl yazılır: Bu tutanak görev başındayken yaşanılan durumu anlatmak için yazılır. Okullarda nöbetçi öğretmenlerin yazdığı tutanak örnek olarak verilebilir.