Mahkemelerde, iş yerlerinde, çeşitli resmî kurumlarda ve kuruluşlarda geçerliği bulunan ve kanunlar tarafından da hükümleri olan bazı kağıtlar vardır. Bu kağıtlar resmî belge olarak geçer, kanunlarca resmî olarak da kabul görür ve farklı isimlerle adlandırılabilirler. İçerikleri ise talep edilme ya da oluşturulma gerekçelerine ya da kullanım alanlarına göre değişiklik gösterebilmektedir.
Resmî bir belge olan tutanak, kelime anlamı olarak Türk Dil Kurumu sözlüğünde isim türünde üç farklı tanıma sahiptir. Bu tanımlara göre tutanak:
Kelime anlamı olarak bu tanımları olan tutanak ayrıca kullanıldıkları amaca göre mazbata, rapor, zabıt, tutulga, zabıt varakası gibi isimlere de sahiptir. Bu kelimeler tutanak yerine cümle içinde kullanılabilir.
Düzenleniş amacına göre tutanak yazma rehberinde yer alan adımlar takip edilmeli ve tutanak tüm taraflar tarafından imzalanmalıdır. Çeşitli durumlar için tutanak yazmak gerekebilir. Eğer tutanak tutulan olay ve durum için özel bir başlık belirlenmediyse başına sadece "tutanaktır" yazısı yazılması yeterli olur.
Tutanak nasıl yazılır örneklerine internette çeşitli kurum ve kuruluşların sayfaları aracılığı ile de ulaşılabilir. Yaşanan olaya ait tüm detaylar tutulan tutanakta yer almalı ve olaya dair tüm bilgilerin nasıl elde edildiği de tutanakta belirtilmelidir.
Düzenlenecek amaca göre tutanak hazırlamak için aynı ya da benzer durumda daha önce tutulmuş tutanak örneğine bakılarak tutanak düzenlenebilir. Tutanak tutmaya başlamak için öncelikle tarih ve saat bilgisi yazılmalıdır. Her tutanakta mutlaka en az bir şahit ismi ve verdiği bilgiler yer alır.
Temiz bir kağıda okunur şekilde yazılması gereken tutanaklar kağıdın tek bir yüzüne yazılmalı arka kısmına geçmemelidir. Başka sayfalar da varsa tutulan tutanağın her bir sayfasına tutanağı tutan kişi ya da kişiler tarafından paraf atılmalıdır.
Yaşanan çeşitli olayların resmî bir şekilde kabul gören kayıtlar altına alınması için tutanak hazırlanır. Tutanak hazırlamak için gerekli olan ve uyulması zorunlu bazı kurallar vardır. Bu kurallar kağıt seçiminden tutanağın içinde yer alan bilgilere kadar detaylandırılmıştır.
Tüm tutanaklar içerikleri farklı da olsa bir başlık, tarih, saat bilgisi ile başlar. Aynı şekilde tutanağın yazıldığı kağıdın sonunda da bu bilgiler ve olay ile ilgili tüm kişilerin isimleri ile birlikte imzaları yer almalıdır.
Tutanak hazırlanırken dikkat edilmesi gerekenler bulunur. Bunların başlıca olanları şunlardır:
Çeşitli mahkemelerde ya da kamu kurum ve kuruluşlarında geçerliliği bulunan tutanaklar iş yerlerinde de tutulabilir. Bir iş yerinde gerektiği durumlarda yaşanan olayı ve içinde yer alan kişileri içeren bir tutanak hazırlanır.
Personel tutanak örneğine göre iş yeri için tutanak düzenlenebilir. Tutanağın içinde personel ya da personeller ile ilgili tutanağın tutulma amacı olan olayın tarihi, saati tam olarak yeri belirtilmelidir. Ayrıca konu ile ilgili tüm kişilerin adı ve imzası tutanakta yer almalıdır.
Okullarda yaşanan çeşitli olaylara göre de tutanak tutulması gerekli olabilir. Tutulan tutanak için özel bir isim ve durum yoksa kağıdın başına sadece tutanak yazılması yeterli olacaktır. Ayrıca tutanak tutulan olayın tüm ayrıntıları tutanakta belirtilmelidir.
Yaşanan olayın zaman bilgisi yer bilgisi ve hem kağıdın başında hem sonunda tarih bilgileri mutlaka tutanakta yer almalıdır. Genelde okullarda bir durum söz konusu olduğu zaman sözlü uyarı yeterli olmadıysa tutanak tutulur.