Çeşitli işlemle için hazırlanan ve kullanılan resmi belgeler vardır. Bu belgeler düzenlenme ya da veriliş amaçlarına göre faklı tarihler arası ya da farklı konular için verilebilir. Beyanname de bu belgelerden biridir. Ağırlıklı olarak borçlarla ilgili konular içeren bir belgedir. Resmi kurum ve kuruluşlara sunulan belgeler arasında yer alır. Çeşitleri ve amaçları farklı olabilir. Mükellefler beyanname vermek zorundadır.
Türk Dil Kurumu (TDK) beyanname kelimesi için iki farklı tanım yapmıştır. İlk tanımına göre beyanname bir kişinin resmi bir kurum ya da kuruluşa herhangi bir durumu bildirebilmek için verdiği bildirge, çizelgedir. İkinci tanımına göre ise vergi yükümlülüklerinin belli zamanlar içinde bağlı oldukları vergi dairelerine verdikleri gelir bildirme belgesidir.
Yazılı olarak yapılan bildirmelere beyanname denir. Adından da anlaşılacağı gibi beyan etmek fiilinden gelir. Vergi sorumluları ya da mükellefler tarafından beyan edilen bir belgedir. Kişiler ya da kurumlar beyan ederler ve yazılı olarak belge şeklinde verdikleri beyan ile durumlarını ifade ederler. Vergi mükellefleri bu belgeleri vermekle zorunludur. Devletin vergi dairelerine verilen belge olarak da bilinir. Beyanname sorgulamaları Türkiye Cumhuriyeti Ticaret Bakanlığına ait resmi internet sitesi üzerinden yapılabilir. Bu siteye ayrıca e-Devlet kişisel hesabına kimlik numarası ve kişisel şifre ile giriş yapılarak da ulaşabilmek mümkündür.
Gümrük beyanname sorgulaması gibi işlemle e-Devlet üzerinden ya da Ticaret Bakanlığı sitesi üzerinden yapılabilmektedir. Aynı şekilde VEDOP beyanname sorgulaması da farklı yollardan yapılabilir. VEDOP açılımı Vergi Daireleri Tam Otomasyon Projesi’dir. Gelir İdaresi Başkanlığının yürüttüğü işlemlerin dijital ortamda yapılabilmesini sağlayan bir sistemdir. E beyanname sorgulaması yapabilmek için birkaç adımı yerine getirmek yeterli olur. Bu adımlar şunlardır:
Sorgulaması yapılabilen ve beyan etmekle yükümlü olan belgeler şu şekildedir:
Beyanname türlerinden biri de gümrük beyannamesidir. İhracat alanında uygulanan gümrük mevzuatına göre doldurularak ilgili ihracatçı birliği tarafından onay almasından sonra gümrük idaresine beyan edilen belge gümrük beyannamesi olarak isimlendirilir. Gümrük beyannamesi doğrudan doğruya mülk sahipleri ile kanuni temsilcileri ya da o kişilerin vekilleri tarafından düzenlenebilmektedir. Türkiye Cumhuriyeti Ticaret Bakanlığı üzerinden gümrük beyanname sorgulaması yapabilmek mümkün olur.
Çeşitli amaçlar ile hazırlanabilen ve çeşitli içeriklere sahip olabilen beyannameler yetkili kurum ve kuruluşlara çeşitli yollardan ulaştırılabilir. Öncelikli olarak vergi dairelerine şahsen giderek elden beyan etme seçeneği bulunur. Beyannamede yer alan gerekli bölümler eksiksiz ve doğru olarak doldurulur ve vergi dairesine elden verilir.
Bir başka beyanname ulaştırma yolu da posta yoludur. İlgili kurumun posta adresinin ve mükellefin ikamet ettiği adresin bilinmesi gerekir. Ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına ait olan resmi internet sitesi üzerinden giriş yaparak beyanname verebilmek de mümkün olur.