Büyükşehir'de Teknoloji Devrimi

İzmir Büyükşehir Belediyesi (İBB) ‘kağıtsız ofis’ uygulamasına geçmek üzere düğmeye bastı. Belediye yetkilileri, 2013'te İzmir Büyükşehir Belediyesi'nin tüm birimlerinde kağıt, zaman ve emekten tasarruf edilecek olan Elektronik Belge Yönetim Sistemi'ne (EBYS) geçileceğini açıkladı. Sistem, kurum içinde işlemlerin daha hızlı ve koordineli yapılmasını, dolayısıyla vatandaşların belediyeden daha nitelikli hizmet almasını sağlayacak.

Başbakanlık’ın 'kamu kurumlarının elektronik belge yönetim sistemi yazılımını kullanmasını zorunlu hale getiren' genelgesi uyarınca gerekli altyapı çalışmalarını sürdüren İBB, analiz ve kuruma uyarlama aşamasında olan sistemi Türkiye’de uygulayacak ilk belediyelerden biri olacak.

Elektronik belge yönetimi sistemi, geleneksel iş akış modelinden oldukça farklı bir biçimde, kurumsal iletişimin tamamen ağ üzerinde sürdürülmesine olanak sağlayacak. Yeni sistemle işlemler daha kısa sürede sonuçlandırılacak, postalama işlemleri için harcanan emek, bütçe ve çalışma süresinden tasarruf elde edilecek.

EBYS ile kurumda yapılan tüm yazışmalar elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturulacak veya geleneksel belgeler, elektronik belgeye dönüştürülecek. Sistemin web temelli altyapısı sayesinde, belediye binasından bağımsız bir şekilde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanacak. Belgeler, elektronik ortamda onaylanıp ve daha sonraki aşamada elektronik imza ile imzalanacak.

Her kurumda olduğu gibi Büyükşehir Belediyesi’nde de fiziksel belgeler için ayrılan arşiv alanları geniş bir yer kaplıyor. Her geçen gün artan belge üretimine paralel olarak depolama alanlarına duyulan ihtiyaç da artıyor. Dokümanların güvenliğini sağlamak için alınacak koruma tedbirleri ve tahrip olan dokümanların bakımı gibi etkenler de belediyeye ek mali yük getiriyor. Ayrıca yangın, su taşkını, nem, ısı, hırsızlık ve yetkisiz müdahale gibi risk faktörlerine karşı geniş geleneksel depolama alanlarını korumak, elektronik depolamaya oranla daha zor. Fiziksel depolama alanına ihtiyaç duymayan elektronik belge yönetimi sistemi ise geleneksel sisteme göre daha güvenli bir ortam sağlayacak.

Dokümanların geleneksel yöntemlerle saklanması, işlemlerin yavaş yürümesine, dosyalama sürecinde hata yapılmasına ve dolayısıyla erişim sorunlarının yaşanmasına neden olabiliyor. Belgelere daha kısa sürede erişim imkanı verecek olan sistem sayesinde ise iş gücü performansı artacak. Uyarı sistemi aracılığıyla hata riski azalacağından, kurumsal verimlilik de üst seviyelere çıkacak.

Geleneksel sisteminde yüksek maliyetlere neden olan çoğaltma ve kopyalama işlemleri, EBYS ile görece daha az yapılacağından kağıttan ve zamandan tasarruf sağlayacak. Birden fazla kişinin aynı anda aynı belge üzerinde çalışabilmesine imkan veren sistem, tıkanan noktaların raporlanmasını kolaylaştıracak, böylece değerlendirme de doğru, kolay ve hızlı bir şekilde yapılabilecek.