E-Belge nedir, ne işe yarar? E-Belge nasıl düzenlenir? E-Belge çeşitleri

Uzun süredir birçok resmî işlem internet üzerinden yapılabilmektedir. Devletin bir hizmeti olan ve vatandaşların işlemlerini büyük oranda hızlandırıp kolaylaştırmış olan e-Devlet sistemi de günümüzde etkin olarak kullanılmaktadır. E-Devlet sistemi sayesinde resmî kurumlara ve kuruluşlara ulaşılabilmekte, adli durumlardan okullar ile ilgili durumlara kadar birçok işlem e-Devlet sistemi üzerinden takip edilebilmektedir.

E-Belge nedir?

Kısaca ifade edildiği gibi e-Belge, elektronik belgedir. Elektronik ortamda hazırlanmış olan her türden belge e-Belge olarak isimlendirilir. E-Belge ne demek sorusunun en kısa ve net yanıtı budur. Başlıca özelliği ise fiziki olarak bir kağıdın kullanılmıyor olmasıdır. Bunun yerine dijital bir forma sahiptir.

E-Belgeler çok çeşitli amaçlarla düzenlenebilir, oluşturulabilir ve kullanılabilir. Resmî geçerliliği ise ıslak imzalı ve basılı olan, bir kâğıt üzerine yazılarak düzenlenmiş olan belgeler ile eş değer olarak kabul edilmektedir.

E-Belge ne işe yarar?

Oluşturulma amaçları çeşitlilik gösterebilen e-Belgeler, dijital formatlar üzerinde hazırlanan, paylaşılabilen, işlenen belgeleri ifade eder. Fiziksel olarak saklamak gerekmediği için elektronik ortamdaki varlığı yeterli olur.

Hangi amaçla hazırlandıysa ya da oluşturulduysa o amaca hizmet eden e-Belgelerin kullanım amaçları da geniştir. Bazen fatura, bazen irsaliye, bazen makbuz olarak işe yarayabileceği gibi işe yaradığı farklı alanlar da bulunabilir. e-Belge avantajları şu şekilde sıralanabilir:

• Yazışmaları standart hâle getirir.
• Yapılan yazışmaların onay, paraf, imza vb. süreçlerini kısaltır.
• Kırtasiye giderlerinden tasarruf etmeyi sağlar.
• Yazışmaların daha sağlıklı bir şekilde saklanmasını sağlar.
• Kağıt israfının önüne geçer.

E-Belge çeşitleri nelerdir?

Tüm devlet dairelerinde, devlete ait kurum ve kuruluşlarda geçerliliği bulunan resmî bir evrak olarak kabul edilen e-Belge çeşitleri, kullanım amacına göre isimlendirilir. Bazı e-Belge türleri kullanım amaçlarına göre şu şekildedir:

• E-Fatura
• E-Adisyon
• E-Defter
• E-İrsaliye
• E-Gider Pusulası
• E-serbest Meslek Makbuzu
• E-Makbuz
• E-Arşiv fatura

E-Belge nerede kullanılır?

E-Belge kullanımı içeriğine ya da hazırlanış amacına göre değişebilir. Çeşitli kurumlar, resmî ya da özel kuruluşlar için e-Belge hazırlanabilir. Bakanlıklardan e-ticaret firmalarına birçok alanda e-Belge kullanabilmek mümkün olur. Hazırlanan e-Belge kullanma durumlarının olabileceği bazı yerler şunlardır:

• Bakanlıklar
• Belediyeler
• Otel ve benzeri işletmeler
• Gayrimenkul işlemleri yapan firmalar
• Motorlu araç imalatı, alımı, satımı ya da kiralaması yapan firmalar
• E-ticaret hizmeti veren, bu alanda alım ve satım yapan firmalar

E-Belge nasıl düzenlenir?

E-belge GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) gibi çeşitli resmî kurumlara ait uygulamalar da ya da internet sitelerinde hazırlanabilir. Kolay bir şekilde e-Belge oluşturma işlemi gerçekleştirebilmek için oluşturulmuş çeşitli e-Belge uygulamaları bulunur. Bu uygulamalar kullanılarak e-Belge oluşturulur. Ayrıca oluşturulan belgeye yine elektronik ortamda geçerliliği bulunan e-İmza da eklenir.

Zorunlu olarak e-Belge düzenlemesi gereken kişiler vardır. Bu kişiler ya da kurumlar E-belge mükellefi olarak isimlendirilirler. E-Belge mükellefleri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallar doğrultusunda e-İrsaliye, e-Fatura, e-Arşiv fatura kesmekle yükümlüdürler.