E-maıl yazarken uyulması gereken kurallar
Mektupların anılarda kaldığı, postacıların adreslere sadece fatura teslim ettiği günümüzde, iletişimin en hızlı ve yaygın yollarından biri de e-mail, yani elektronik posta. Ancak, elektronik posta yoluyla mesaj göndermenin de bir adabı bulunmaktadır. İşte, e-mail yazarken uyulması gereken kurallar.
İnternete bağlı tüm bilgisayarlar, aynı işletim sistemlerini kullanmadıkları için Türkçe karakterleri okuyamayabilir. Bu nedenle elektronik posta yazarken mümkün mertebe Türkçe karakterler (ç,Ç,s,S,ğ,Ğ,i,İ,ö,Ö,ü,Ü) kullanmayın. Mesaj gönderdiğiniz kişinin elektronik posta programının ve bilgisayar sisteminin Türkçe karakterleri görüntüleyebileceğinden yüzde 100 eminseniz sorun yok. Fakat özellikle yurtdışına gönderilen mesajlarda bu kurala titizlikle uymak gerekiyor.
Bunun dışında e-mail yazarken uyulması gereken kurallar şu şekilde:
- Mesajlarınızı imla kurallarına uygun yazın.
- Mesajlarınızın tamamını büyük harflerle yazmayın. Büyük harf, bağırmak, kükremek, parlamak anlamına geliyor.
- Mesajlarınızda gerçek isim ve elektronik posta adresinizi kullanın.
- Elektronik postanızı nereye gönderdiğinize dikkat edin. Bunun için mesaj göndereceğiniz kişinin elektronik posta adresini mesajı göndermeden önce mutlaka kontrol edin. Özellikle de, arkadaşınıza göndereceğiniz mesajı yanlışlıkla bir listeye göndermemeye özen gösterin. Aynı listeye üye bir arkadaşınızın mesajını alınca, ona "özel" yazdığınız bir mesajı yanlışlıkla listeye gönderebilirsiniz. Listelere gönderilen "özel mesajlar"ın liste üyelerince pek hoş karşılanmayacağını unutmayın.
- Subject, yani konu kısmı boş mesaj göndermeyin. Bu alana yazacaklarınız, mesajınızın içeriğine uygun anahtar kelimeler ve kısa bir tanım olabilir.
- Elektronik posta programınız, yazı karakteri, renk seçeneği, mesaj içinde animasyonlar, resimler, ses ve benzeri bazı formatlama seçenekleri sunabilir. Ancak karşı tarafın elektronik posta programı bunları desteklemeyebilir. Dolayısıyla, karşı tarafın elektronik posta programının bu tip formatları desteklediğinden emin olmadan özel formatlı mesajlar göndermeyin.
"SORULARINIZA HEMEN CEVAP BEKLEMEYİN"
- Gelen mesajlara yanıt yazarken, orijinal mesajdan gerektiği kadarını cevabınıza ekleyin. Yanıtınızı gelen mesajın ilgili yerlerinin hemen altına yazarsanız, içeriğin dışına çıkmamış olursunuz. Günümüzde kullanılan hemen hemen tüm elektronik posta programları, cevaplarda orijinal mesajı da gönderilecek mesajın sonuna otomatik olarak getiriyor.
- Birine, bir gruba veya listeye bir konu hakkında soru sorduğunuzda, "lütfen" demeyi unutmayın. Sizin için biri cevap yazmış, probleminizle ilgilenip çare üretmeye çalışmışsa, bir mesaj ile ilgili kişiye "teşekkür ederim" demeyi ihmal etmeyin.
- Sorularınıza hemen cevap beklemeyin. Elektronik posta gönderdikten dakikalar sonra hala bir cevap almadıysanız, kimsenin sizi önemsemediğini düşünmeyin.
- Eğer elektronik posta ile bir soru soracaksanız, sorunuzu sade bir dille ve net bir ifadeyle yöneltin.
- Hiçbir zaman elektronik postanızın sadece siz ve gönderdiğiniz kişi tarafından okunacağını zannetmeyin. Bu nedenle, söz gelişi telefonda söyleyemeyeceğiniz şeyleri elektronik posta ile de ifade etmeyin.
- Özellikle listelere, tartışma gruplarına, o anki kızgınlığınızla çabucak yazdığınız yanıtlar göndermeyin. Bu tip elektronik postaların, çoğunlukla gönderildikten hemen sonra çok ters tepkilere yol açtığını en öfkeli anınızda bile hatırınızdan çıkarmayın.
- Her gün düzenli olarak, mesaj gelip gelmediğini kontrol edin ve postalarınızı, limitinizi aşacak kadar sistemde tutmayın. Gereksiz mesajları posta kutunuzdan hemen silin.
- Elektronik postanızı uzun süre okuyamayacağınız durumlarda, üye olduğunuz listelerden geçici olarak kaydınızı sildirin. Aksi takdirde, gelen çok sayıda mesaj posta kutunuzu dolduracaktır.
- Mesajlarınızda kredi kartı numarası, şifre gibi özel bilgilerinizi yazarken dikkatli olun. Unutmayın ki elektronik posta hala çok güvenli değil.
- Güvenliğiniz için şifrenizi kimseye vermeyin ve zaman zaman değiştirin.
- Aldığınız elektronik postalarla beraber gelen attachment'leri açarken çok ama çok dikkatli olun. Unutmayın ki virüsler en çok bu şekilde bulaşıyor. Siz de başkalarına dosya göndermeden önce mutlaka virüs taramasından geçirin.
