"Elektronik Belge Yönetim Ve Elektronik Arşiv Yönetim Sistemleri Kursu"

Afyonkarahisar Valisi İrfan Balkanlıoğlu, bilim ve teknolojinin her gün hızla ilerlediğini belirterek, "Bugün düne göre daha ileri. Gelişmeyi, teknolojiyi ve mevzuatı zamanında takip edemezsek gerisinde kalıyoruz. Dünyanın ulaştığı medeniyetin en üst seviyesine bizimde ulaşmamız lazım. Emniyet Genel Müdürlüğü bu anlamda baş döndürücü bir hızla ilerliyor. Dünya polislerine örnek durumda" dedi.

Balkanlıoğlu, Emniyet Genel Müdürlüğü Arşiv ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı tarafından Afyonkarahisar'ın Sandıklı ilçesinde bir otelde düzenlenen "Elektronik Belge Yönetim ve Elektronik Arşiv Yönetim Sistemleri Kursu" açılış töreninde yaptığı konuşmada, bu tür programların Afyonkarahisar'da yapılmasından büyük mutluluk duyduklarını söyledi.

Elektronik çağına geçildikten sonra kağıt arşivine gerek kalmadığını ifade eden Balkanlıoğlu, veri tabanları ve bilgilerin elektronik sisteme de çok iyi şekilde arşivlenmesi gerektiğini bildirdi.

Veri tabanlarının bir çok yerde depolandığı ve müdahale edilemeyecek konuma getirildiğine dikkati çeken Balkanlıoğlu, şunları kaydetti:

"Bulunduğunuz konum, özüne bakılırsa son derece önemli. Emniyet Genel Müdürlüğü'nün ve Türkiye'nin hafızası aslında sizin yaptığınız çalışmalarla oluşuyor ve sizin göreviniz bana göre her şeyden önemli. Osmanlı Devleti de arşive çok önem vermiş hatta Ortadoğu'nun Libya'ya kadar tapu kayıtları elimizde. Bazen gelip bizden alıyorlar. Bilim, teknoloji her gün hızla ilerliyor. Bugün düne göre daha ileri. Gelişmeyi, teknolojiyi ve mevzuatı zamanında takip edemezsek gerisinde kalıyoruz. Dünyanın ulaştığı medeniyetin en üst seviyesine bizimde ulaşmamız lazım. Emniyet Genel Müdürlüğü bu anlamda baş döndürücü bir hızla ilerliyor. Dünya polislerine örnek durumda."

-"Arşivler, bireylerin, ulusların ve devletlerin vazgeçemediği ve bilgi hazinelerinin ana merkezi durumundadır"-

Emniyet Genel Müdür Yardımcısı Mustafa Çankal da Arşiv Şube Müdürlüğü'nün 1937 yılında kurulduğunu, 1974 yılında da Daire Başkanlığı seviyesine çıkarıldığını anımsattı.

Emniyet teşkilatının fiziki şartlarının, teknolojik imkanlarının gün geçtikçe iyileştiğini belirten Çankal, "Ancak bu yeterli değil. Sadece teknolojik şartları değil, personelimiz de verilen bu imkanları en iyi şekilde kullanabilmesi için yeterli seviyeye gelmeli" dedi.

Personelin iyi yetiştirilmesiyle bilginin, teknolojinin en önemli kaynağını elde etmiş olacaklarını aktaran Çankal, şöyle konuştu:

"Arşiv ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı personeli de hızla gelişen ve değişen teknolojiyi yakından takip ederek bilgi birikimlerini bu eğitimler sayesinde sizlere aktarmaya devam edecektir. Arşivleri teşkil eden malzeme, kesinliği olan belgeler olduğu için geçmiş faaliyetlerin, yaşayan ve gerçek delilleridir. Bu yönüyle arşivler, bireylerin, ulusların ve devletlerin vazgeçemediği ve bilgi hazinelerinin ana merkezi durumundadır. Teşkilat olarak 168. yılı bulan tecrübemiz ve yaptığımız işleri mutlaka en iyi yapma gayretimiz bizleri hep daha ileriye yönlendirmiştir. Teknolojik gelişmelere paralel olarak, teşkilatımızın da hızlı bir gelişim sürecine girdiği, bu sürecin iyi değerlendirilmesiyle bilgi ve belge akışı hızlanarak yer, zaman, personel ve bunlara paralel olarak ekonomik açıdan da göz ardı edilemeyecek miktarlarda tasarruf sağlanacaktır."

Emniyet Genel Müdürlüğü Arşiv ve Dokümantasyon Dairesi Başkanı Oktay Kılıç ise amaçlarının Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi ile teşkilatın arşivlerinde bulunan tüm evrakın dijital ortama aktarılmasını sağlayıp, merkez ve taşra birimleri arasında mükemmel bir bilgi ve belge ağı oluşturmak olduğunu söyledi.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi'nde doküman modülünün açılmasıyla, teşkilat olarak kağıt ve posta masraflarını en az seviyeye çekmek ve ülke ekonomisine katkıda bulunmayı hedeflediklerini dile getiren Kılıç, şöyle devam etti:

"Elektronik Belge Yönetim Sistemi, iş gücünden, kırtasiyeden ve posta maliyetlerinden tasarruf etmeyi amaçlar. Yakın bir zamanda da elektronik imzanın hayata geçirilmesiyle kağıtsız ofise geçiş sağlanacak. Günümüzde 1 ton kağıt üretimi için 17 çam ağacı kesilmektedir. 2008 yılından itibaren teşkilatımızın bu sisteme geçmesiyle 625 ton kağıttan tasarruf edilmiştir. Böylece 10 bin 610 adet çam ağacı kesilmekten kurtarılmış olup, bir milyon 250 bin liralık kağıt maliyetinden, 275 bin ton su tüketiminden ve 4 milyon 750 bin kilovat saat elektrik sarfiyatından tasarruf edilmiştir."

Toplantıya, Afyonkarahisar Emniyet Müdürü Mustafa Uçkan, Afyonkarahisar İl Jandarma Alay Komutanı Albay Okçin Akşit katıldı.

Cuma gününe kadar devam edecek kursa, 81 ilin arşiv ve dokümantasyon birimlerinde görevli şube müdürleri, merkez ve taşra teşkilatında görevli büro amirleri katıldı.

Muhabir: Mustafa Güngör