Osmangazi’de Dijital Arşiv Dönemi

Osmangazi Belediyesi, vatandaşın hayatını kolaylaştıran çalışmalarına bir yenisini daha ekledi. Belediyede evrak takibinin kolaylaştırılması için 6,5 milyon sayfalık 55 bin imar dosyası dijital arşiv kayıtlarına girdi.

Dışarıdan hizmet satın alma yöntemiyle hayata geçirilen dijital arşiv çalışmaları, 1,5 yıllık bir çalışma sonunda tamamlanarak vatandaşların ve ilgili birimlerin kullanımına sunuldu. Toplam 30 kişilik ekip tarafından 1.5 yılda tamamlanan çalışmalarda, 45 bin ruhsat dosyası, 150 bin yapı ruhsatı, 8 bit ve 300 DPI gri tonlama yöntemi ile yüksek çözünürlükte taranarak arşivlendi. En son teknolojinin kullanıldığı dijital arşiv çalışmalarında taranan evraklar üzerindeki imzaların orijinal olup olmadığı, kullanılan teknik sayesinde anında anlaşılıyor.

Tamamlanan dijital arşiv çalışmaları hakkında bilgi veren Osmangazi Belediye Başkanı Mustafa Dündar, 1930’lu yıllardan günümüze belediyenin arşivinde yer alan evrakların tamamının taranarak arşivlendiğini söyledi. Dündar, kurulan sistem sayesinde, vatandaşların belediyedeki işlemleri sırasında evrakların hangi aşamada olduğu rahatlıkla görüleceğini ve elektronik ortamda evrak akışının güvenle sağlanmış olacağını söyledi.

Dijital arşiv sayesinde, ilçedeki esnaf sayısından vatandaşlara ait gayrimenkul bilgileri gibi her türlü veriye anında ulaşabileceğini ifade eden Dündar, “Yapı ruhsat belgesinden, yapı kullanım izin belgesine kadar, istenilen her belgeye ilgili personel tarafından sistem üzerinden kısa sürede ulaşılarak, vatandaşlarımıza hızlı ve güvenli hizmet sunma imkanına kavuşacağız” dedi.

Dijital arşiv sayesinde işlemlerin hızlandığını, bilgi ve belge güvenliğinin arttığını belirten Dündar, Osmangazi Belediyesi’nin kurumsal yapısını güçlendirmek için çok çeşitli çalışmalar yürüttüklerini, bunların en başında teknolojiyi etkili ve verimli kullanmak geldiğini açıkladı. Dündar, “Bu sistem sayesinde iş yükü azalırken, iş verimliliği de artıyor. Osmangazi Belediyesi’nin 25 yıllık tarihinde dosyalar halinde biriktirilen ruhsat evrakları, projeler, kurum yazılarından oluşan 6,5 milyon sayfalık evrak dijital arşive girdi. Yapmış olduğumuz arşivleme sistemi 13298 sayılı yönetmeliğine uygun olarak hazırlandı” dedi.