Kbü’de Elektronik Doküman Yönetim Sistemi’ne Geçildi

Karabük Üniversitesi (KBÜ), kendi yazılı ile üniversite bünyesinde ‘Elektronik Doküman Yönetim Sistemi’ devreye aldı.Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından ‘Elektronik Doküman Yönetim Sistemi’ hakkında Prof. Dr. Bektaş Açıkgöz konferans salonunda gerçekleştirilen bilgilendirme toplantısında konuşan Rektör Prof. Dr. Burhanettin Uysal, “Bilginin hızla değiştiği bu çağda iletişim ve ulaşım imkanlarını kullanamayacak olursak rekabet edebilme gücümüzü kaybederiz” dedi.Üniversitelerinde kağıt üzerinden yapılan yazışmaların maliyeti oldukça yüksek olduğunu söyleyen Rektör Uysal, “Bizlerde bu kaybı en aza indirmek hem üniversitemize hem devletimize tasarruf sağlamak hem de yapılan işlemlerin daha hızlı gerçekleştirilmesini sağlamak için ‘Elektronik Dokümantasyon Sistemi’ne geçmeye karar verdik. Elektronik Dokümantasyon Sistemi, elektronik ortamda üretim işlemlerinden ulusal arşivlerde depolamaya kadar bir belgenin geçirdiği bütün işlem ve sürecin daha hızlı, ekonomik, verimli, güvenilir, yasal düzenlemelerle ve standartlara uygun olarak işleme konmasına yönelik ilke ve uygulamalardan oluşan bir disiplindir. Diğer bir ifade ile Elektronik Dokümantasyon Sistemi, kurumsal faaliyetler içerisinde elektronik ortamda üretilen belgelerin üretiminden uygun bir bicinde dağıtılmasına kadar sürdürülen her türlü işlemin kontrol altına alınmasını sağlayan ilke ve uygulamalardır. Üniversitemizin Elektronik Dokümantasyon Sistemine geçmesi ani verilen bir karar değildir. Bazı üniversite ve kamu kuruluşlarında elektronik bilgi veya belge yönetiminin nasıl yapıldığı konusunda çok detaylı araştırmalar yaptık. Başbakanlığımızın talimatıyla zaten bütün kurumlar bu sisteme geçme zorunda. Ama biz baktık ki piyasada bu sistemi yazan çok farklı şirketler var. Hepinizin bildiği gibi bu tür programların yazılımlarından kaynaklanan bazı güvenlik eksikliklerinden dolayı sistemlere siber saldırılar gerçekleştirilebiliyor. Biz bu kazaları yaşamamak adına, diğer kurumların ve şirketlerin tecrübelerinden faydalanarak bu programın yazılımını Karabük Üniversitesi olarak biz kendimiz yazdık. Ben bu programı çalışır hale getiren bugün size sunumunu gerçekleştirecek olan arkadaşlarıma şükranlarımı arz ederken, başarılarından dolayı da kutluyorum. Tabi ki bir yenilik getirmek her zaman için zordur. Arkadaşlarımızın büyük bir kısmı elektronik imza yetkisini aldı. Bundan sonra evraklar çok fazla beklemeyecek. Evrakları amir olarak bizlerin takip etme şansımız olacak ve her şeyden tasarruf etmiş olacağız. Her değişim sancılı olur. Bizler yılbaşına kadar iki sistemi birlikte işleteceğiz. Ama 1 Ocak 2014 tarihi itibari ile hiçbir mazeret kabul edilmeden Elektronik Dokümantasyon Sistemi kullanılacaktır. Eğer burada bir kişi çalışmazsa sistem çalışmaz. Hepimiz aynı hızla çalışırsak sistem daha hızlı çalışır. Ben Elektronik Dokümantasyon Sistemi’nin ülkemize ve Üniversitemize hayırlı olmasını temenni ediyorum. Bizim ürünümüz her hangi bir sorun çıktığında anında müdahale etme şansımız olacaktır. Ben sistemin gelişmesinde emeği geçen arkadaşlarıma canı gönülden teşekkür ediyorum.” dedi.Rektör Uysal’ın konuşmasının ardından Bilgi İşlem Daire Başkanı Recep Kılınç moderatörlüğünde Elektronik Dokümantasyon Sistemi’nin yazılımda yer alan Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Bilgisayar Mühendislerinden Mesut Çiçek sisteminin kullanımını uygulamalı olarak personele anlattı.