Ofis Çalışanları Mesailerinin Üçte Birini Dokümanlarla Geçiriyor

Hangi ölçekte olursa olsun günümüz şirketlerinin ve şirket çalışanlarının en büyük sıkıntıları arasında yer alan doküman yönetimi, FİNS Bilişim tarafından tamamen Türkçe olarak sunulan Docsvault Doküman Yönetim Sistemi ile sorun olmaktan çıkıyor.

FİNS Bilişim tarafından küçük, orta ve büyük ölçekli şirketlerde yapılan araştırmaya göre çalışanlar 8 saatlik mesailerinin ortalama 3 saatini ofis içerisinde doküman aramak, dokümanları düzenlemek, dokümanların arşivlenmesi ve dokümanların elektronik ortama aktarılmasıyla geçiriyor. Günümüzde dokümanların yönetimi dışında tüm işlerin elektronik ortamda yapıldığına dikkat çeken FİNS Bilişim Genel Müdürü Ali Çetrefli, "Hız çağında yaşıyoruz. Günümüzde artık saatlerin değil dakikaların, hatta saniyelerin

önemi var. Şirketler artık tekliflerini, iş görüşmelerini internet üzerinden yapıyor. İnternet üzerinden iş alıyor. Size lazım olan herhangi bir dokümanı, bir yıl önce verdiğiniz bir teklifi eski fiziki arşivinizde bulmanız saatlerinizi alabilir. Bu yüzden günümüz iş süreçlerinde elektronik belge yönetimi sadece büyük şirketler için değil, tüm şirketler için bir zorunluluk haline geldi" şeklinde konuştu.

AYDA 5 İŞ GÜNÜ KAZANÇ

FİNS Bilişim'in hangi ölçekte olursa olsun ofis hayatını kolaylaştıracak çözümleri Türkiye'de sunmayı hedef haline getirdiğini vurgulayan Çetrefli, ofis çalışanları üzerinde bu kapsamda araştırmalar yaptıklarını ve en çok ihtiyaç duyulan konulara en yüksek verimliliği sağlayan çözümlere yöneldiklerini aktardı. Son gerçekleştirdikleri araştırmada ofis çalışanlarının günlük doküman işleriyle ilişkilerini ele aldıklarını ifade eden Çetrefli, ilginç sonuçlar elde ettiklerini belirtti. Çetrefli, "Bir ofis

çalışanı ortalama mesaisinin 3 saatini dokümanlarla geçiriyor. Bu bir aylık çalışan mesaisinin 7,5 günü demek. Bu süreyi araştırma kapsamında yer alan şirketlerimizde 1 saate düşürdük. Bir şirketin Docsvault Doküman Yönetim Sistemi ile kazancı aylık mesai üzerinden bakarsak 5 gün" dedi.

DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMLERİNDE FAYDA MALİYET İYİ HESAPLANMALI

Doküman yönetim sistemlerinin tüm ölçeklerdeki şirketlerde iş yönetim süreçlerinin iyileştirilmesini, esneklik, zaman ve maddi tasarruf sağladığını ifade eden Çetrefli, Docsvault Doküman Yönetim Sistemi'nin en büyük ayrılan özelliğinin ise şirketler için düşük bütçelerle temin edilebilir olması olduğuna dikkat çekti. Docsvault'un 5 kişilik bir şirkette yatırım maliyetlerini çalışan gün hesabına göre 1 ay gibi kısa bir sürede çıkarttığını aktaran Çetrefli, bugün kullanılan diğer doküman yönetim sistemlerinde ise fayda maliyet hesabının çok daha yüksek yatırım maliyetleri ile ölçülebildiğini söyledi.