BİZE ULAŞIN
Günlük yaşamda sokakta, okulda, iş yerinde ve trafikte diğer bir ifadeyle hayatın her alanında bir olayla karşılaşılabilir. Yaşanan olayla ilgili durumun tespiti içinse tutanak tutulması gerekebilir. Bu sebeple tutanak nasıl yazılır ve yazımında nelere dikkat edilir gibi bilgilere sahip olunması önemlidir. Olayların netleştirilmesi için yararlanılan tutanaklara imza atmadan önce dikkatlice incelemek gerekir. Hatalı ya da eksik bilgilerin yer aldığı tutanaklara onay verilmemelidir. Bu hataların düzeltilmesini talep etmek sonradan bir sorun yaşanmasının önüne geçer.
Tutanak bir durumun, olayın ya da olgunun belgelenmesi gerektiğinde; olayın tespit edilmesi, hazırlanması ve imzalanması sonucu ortaya çıkan belgedir. Diğer bir deyişle zabıt da denebilir. ‘Tutanak ne demek’ sorusuna Türk Dil Kurumu genel sözlüğünde 3 farklı cevap verilmiştir. Bunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:
Tutanakta durumun nesnel bir şekilde, açık ve anlaşılır bir dille anlatılması gerekir. Durum tespitinde kişisel yoruma yer verilmemeli ve birden fazla anlama gelebilecek anlatımdan kaçınılmalıdır. Doğru bir tutanak için durumun gerçekleşme şekli ve doğurduğu sonuçlar ayrıntılar atlanılmadan yazılmalıdır. Bu durum tutanağın belirli başlıklara ayrılmasına sebep olur. Başlık, giriş, gelişme, sonuç, tarih ve imza tutanakta yer alan bölümlerdir.
Resmî bir evrak olduğu için tutanak yazma kuralları dikkat edilmesi gereken bir konudur. Her resmi belgede olduğu gibi tutanaklar da belirli bir düzene sahiptir. Anlam karmaşasına yol açmaması, anlaşılır olabilmesi için yazımda kullanılan dil açık olmalıdır. Yeterince açık ve anlaşılır bir tutanak için 5N1K soruları cevaplanmalıdır. Ne, neden, nasıl, nerede, ne zaman ve kim soruları ile durum net bir şekilde analiz edilebilir. Çeşitli konularda tutanak örneği incelenerek nasıl yazılması gerektiği kolayca kavranabilir. "Toplantı tutanağı nasıl yazılır?" ve "Polis tutanağı nasıl yazılır?" gibi sorular için genel olarak tutanak kurallarına hâkim olunması gerekir. Tutanak özellikleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:
Ayrıca tutanaklarda olayın gerçekleştiği tarih ve saatin belirtilmesi gerekir. ‘Tutanakta tarih nereye yazılır’ sorusu bu yüzden sıklıkla sorulmaktadır. Tarih bilgisi tutanağın kaç nüsha olduğunu belirten son cümleden sonra bir satır boşluk bırakılarak yazılır. Tarih bilgisi gün, ay ve yıl şeklinde belirtilir.
Yaşanan birçok olayın kayıt altına alınması ve tespit edilebilmesi için tutanak tutulabilir. Günlük hayatta karşımıza çıkabilecek durumlarda farklı isimlerle adlandırılan tutanaklar bulunur. Bu tutanak çeşitleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:
Farklı amaçlarla üretilen birçok tutanak bulunur. Tutanak türlerinden en çok kullanılanlar ve merak edilenler çeşitli sorulara yol açar. Bu tutanak türlerinin açıklaması aşağıdaki gibi yapılabilir:
