Üniversite, E-evrakla Hem Hızlandı, Hem De Tasarruf Etti

Tüm birimleriyle e-evrak ve e-imza sistemine geçen ilk üniversite olan Uludağ Üniversitesi, sistem sayesinde hem bürokrasi yükünden kurtuldu, hem de kağıt ve tonerden büyük tasarruf sağladı.

Uludağ Üniversitesi (UÜ) üst yönetiminin aldığı kararla 5 Kasım 2012 tarihinde tüm idari birimlerde başlayan UÜ Doküman Otomasyon Sistemi (UDOS) başarıyla sürüyor.
Daha hızlı, nitelikli ve verimli hizmet vermek amacıyla yeni organizasyon arayışlarına giren Uludağ Üniversitesi, bu kapsamda 4 ay önce başlattığı e-evrak ve e-imza sistemi sayesinde yüzlerce top kâğıdın çöpe gitmesini önledi.

YILDA 2315 TOP KÂĞIT TASARRUFU

Uludağ Üniversitesi Bilgi İşlem Merkezi verilerine göre, uygulamanın başladığı günden bu yana kurum dışından 107 bin 957 adet evrak girişi olurken, Üniversiteden ilgili kurum ve birimlere yönelik 77 bin 154 adet evrak hazırlandı.

Eski sistemde olsaydı, söz konusu yazışmalar için üst yazı ve ekleri dikkate alındığında, yaklaşık 385 bin 800 adet A4 kağıt (771 top) kullanılmış olacaktı. Bu da bir yılda yaklaşık 1 milyon 158 bin adet A4 (2315 top) kağıt tasarruf anlamına geliyor.
Kağıdın yanında yazıcılar ve fotokopi makinaları kullanılmadığı için enerjiden ve büro sarf malzemelerinden de büyük ölçüde tasarruf edildi.

E-EVRAK ANINDA GİDİYOR

Elektronik evrak sistemi sayesinde, yazışmalar da büyük hız kazandı. Eski sistemle, Görükle Yerleşkesi içindeki birimler arasındaki yazışma evrakı bile muhatabına bir haftada ulaşırken, yeni sistem sayesinde evrak imzalandığı anda karşı taraftan görülebiliyor.
UDOS sayesinde, evrakın hangi birimde ne kadar beklediği, ne kadar sürece hazırlanarak ilgilisine gönderildiği de sistemde görülüyor. Böylece, personelin performansı da kolaylıkla ölçülebiliyor. Üniversite yönetimi, sistemin sağlıklı yürüyebilmesi için personelini sürekli eğitime tabi tutuyor.